Autor: Martyna Sergiel
Dostępność świadczeń jest zależna nie wyłącznie od liczby terminów, ale też od faktu, jak płynnie niewykorzystane wizyty wracają do obiegu.
Centralna e-rejestracja systematyzuje tę procedurę – od zapisów i odwołań po bieżące zarządzanie harmonogramem.
Od 1 stycznia 2026 r. centralna e-rejestracja zaczęła być obowiązkowa dla niektórych grup świadczeń, począwszy od mammografii, testu HPV HR w programie profilaktyki raka szyjki macicy oraz pierwsze konsultacje kardiologiczne.
Najistotniejszą datą dla świadczeniodawców jest jednak 1 lipca 2026 r. – to właśnie od tego dnia NFZ rozliczać będzie wyłącznie wizyty umówione przez centralną e-rejestrację.
Następne świadczenia, które zostaną włączone do systemu, obejmują pierwsze wizyty u specjalistów:
- angiologa lub chirurga naczyniowego,
- lekarza chorób zakaźnych,
- endokrynologa,
- hepatologa,
- lekarza chorób układu odpornościowego,
- nefrologa,
- neonatologa,
- lekarza chorób płuc.
W przyszłości rozwiązanie ma odnosić się do zapisów na konsultacje u wszystkich specjalistów. Bardziej dogłębną cyfryzację tej dziedziny wspiera Centrum e-Zdrowia (CeZ) dzięki dofinansowaniu z Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności (KPO).
To w obowiązkach kadry zarządzającej sytuuje się dostosowanie drogi zarządzania dostępnością świadczeń oraz bieżącej aktualizacji harmonogramów wizyt tak, żeby wdrożenie e-rejestracji było osiągalne.
Oznacza to zmianę dotychczasowego sposobu prowadzenia grafików oraz wymaganie dostosowania danych, aktualizacji harmonogramów, integracji systemu i przygotowania personelu.
Po wystartowaniu systemu placówka zyska regularny wgląd w obłożenie grafików, czas oczekiwania, liczbę zapisów i anulowanych wizyt. Te dane pomagają szybciej reagować na tak zwane okienka i lepiej planować pracę zespołu.
– Z perspektywy zarządzania terminami najważniejsze znaczenie ma nie tylko liczba dostępnych slotów, ale także szybkość, z jaką można ponownie udostępnić wizytę, która się zwolniła.
Jeżeli harmonogram jest regularnie odświeżany i widoczny w jednym systemie, prościej zminimalizować puste przestrzenie w grafiku. To odciąża rejestrację i pozwala lepiej wykorzystać czas pracy całego zespołu – podkreśla na łamach portalu Rynek Zdrowia Tomasz Kulas, rzecznik Centrum e-Zdrowia.
Zmiany wypływające z wdrożenia centralnej e-rejestracji odnoszą się przede wszystkim do sposobu gromadzenia i wykorzystania danych nt. dostępności terminów.
Przed wprowadzeniem rozwiązań cyfrowych zapisy na wizyty w podstawowej opiece zdrowotnej (POZ) oraz ambulatoryjnej opiece specjalistycznej (AOS) odbywały się głównie telefonicznie, osobiście lub za pośrednictwem osoby trzeciej.
Informacje o dostępności były chaotyczne, co utrudniało ich bieżącą aktualizację i zwiększało obciążenie osób pracujących w rejestracji. W praktyce wpływało to na dostępność terminów i utrudniało zarządzanie kolejkami.
Z perspektywy zarządzania dostępnością kluczowe zmiany dotyczyć będą przede wszystkim:
- obowiązku przekazywania wszystkich wizyt do systemu,
- udostępniania pełnych harmonogramów (wolnych i zajętych terminów),
- ograniczenia zapisów poza systemem,
- dostępu pacjentów do zapisów online oraz możliwości wsparcia przez placówkę.
W przypadku ambulatoryjnej opieki specjalistycznej zmiany obejmują między innymi sposób zarządzania kolejką oczekujących, w tym wykorzystywania mechanizmów, takich jak usługa nazwana poczekalnią.
Centralna e-rejestracja ma dużą wagę także dla lekarzy podstawowej opieki zdrowotnej (POZ), szczególnie przy kierowaniu pacjenta na pierwszorazową konsultację kardiologiczną. Lekarz POZ może wystawić elektroniczne skierowanie, a pacjent może następnie umówić termin wizyty za pośrednictwem centralnej e-rejestracji.
Również w kwestii badań profilaktycznych najważniejszy jest klarowny komunikat przekazywany pacjentkom przez placówkę. Mammografia i test HPV HR nie wymagają skierowania, ale pacjentka musi wiedzieć, czy spełnia kryteria programu i jak może wybrać termin przez Internetowe Konto Pacjenta (IKP), aplikację mojeIKP albo ze wsparciem personelu medycznego placówki.
Jest to oczywiste, że to od swojej przychodni POZ czy od swojego lekarza rodzinnego pacjent wymaga informacji i wsparcia. Dlatego tym cenniejsza jest inicjatywa tych placówek POZ, które pomagają pacjentom w korzystaniu z nowego systemu.
Spójna informacja od zespołu, poprzez rejestrację i personel medyczny zwiększa szansę, że pacjent skorzysta z dostępnej ścieżki zapisu.
Placówki lecznicze, które wdrożyły centralną e-rejestrację jeszcze w trakcie pilotażu, wskazują na konkretne korzyści w organizacji czasu pracy.Wśród najczęściej wskazywanych pozytywnych zmian znalazły się:
- ograniczenie obciążenia personelu rejestracji,
- możliwość przypominania o wizytach,
- łatwe mechanizmy odwoływania wizyt, co w efekcie prowadzi do zmniejszenia liczby niewykorzystanych terminów.
Dla placówek obsługujących dużą liczbę pacjentów duże znaczenie miało także uporządkowanie grafików wizyt oraz lepsza kontrola nad dostępnością świadczeń.
Wyniki te ilustrują, że centralna e-rejestracja ma realny wpływ na sposób organizacji zapisów i wykorzystanie terminów w placówkach. Wraz z rozszerzaniem zakresu świadczeń objętych systemem rośnie znaczenie danych jako podstawy planowania dostępności.
Skala wdrożenia będzie bezpośrednio przekładać się na możliwość ograniczania niewykorzystanych wizyt i lepsze zarządzanie kolejką pacjentów.
Opracowano na podstawie: https://www.rynekzdrowia.pl/Finanse-i-zarzadzanie/Wieksza-dostepnosc-terminow-mniej-zmarnowanych-wizyt-Co-zmienia-centralna-e-rejestracja,283861,1.html?mp=promo.